Bewaartermijnen voor archieven van uitgeverijen (1998)

Bij bedrijven bestaat een grote mate van onzekerheid over het bewaren van archieven en delen daaruit. Dat leidt soms tot een teveel aan archief, soms tot een vroegtijdig verlies aan informatie. Ofschoon het management direct verantwoordelijk is, ligt de feitelijke verantwoordelijkheid bij facilitaire afdelingen, bij secretariaten en soms bij individuele medewerkers. Die verantwoordelijkheid komt vaak tot stand door subjectieve inzichten. Dit boekje hoopt binnen de uitgeverijbranche een handreiking te geven. Het is tot stand gekomen vanuit een informele commissie. Het concept is voorgelegd aan ruim twintig belanghebbenden bij informatie over uitgeverijen en boekhandels. Hun commentaren en aanvullingen zijn in deze versie verwerkt. Er is gekozen voor een cesuur rond 1950. Het is niet de bedoeling archiefmateriaal van vóór 1950 aan de in dit boekje genoemde termijnen te onderwerpen. Deze archieven worden in principe in zijn geheel bewaard of overgedragen (in eigendom of bruikleen) aan de openbare archiefstelling. De zorg voor digitale bestanden laat in organisaties veel te wensen over. Formeel bestaat er geen onderscheid tussen hetgeen op papier wordt gezet en hetgeen digitaal wordt aangemaakt. Het vormt beiden een onlosmakelijk geheel dat we hét archief noemen.